O nível de produtividade das equipes é um assunto que sempre estará na pauta das reuniões de diferentes empresas, sejam elas startups ou megacorporações.
Isso acontece pois o desempenho do time está totalmente ligado aos resultados finais de qualquer organização, cabendo aos gestores a missão de encontrarem alternativas para tornar os processos do dia a dia mais eficientes e produtivos.
No entanto, muitos gestores acabam tendo dificuldades para analisar o rendimento dos métodos utilizados e não sabem como estimular a produtividade do próprio time durante o trabalho.
Pensando nisso, listamos neste post algumas ferramentas que vão te ajudar a aumentar a produtividade da sua empresa, facilitando os processos de controle e gestão de tempo através de soluções intuitivas.
Vamos lá?
1 | Trello
O Trello é sem dúvidas uma das ferramentas mais reconhecidas pelas empresas quando o assunto é organização e gerenciamento de equipes.
Além de intuitivo e totalmente gratuito, ele conta com funções que tornam mais simples e ágeis algumas etapas que envolvem o desenvolvimento dos projetos.
Por meio de quadros e cartões, é possível centralizar as demandas da empresa e envolver todos os colaboradores responsáveis.
A ferramenta também permite que os usuários façam comentários, criem listas de tarefas, definam prazos e compartilhem arquivos dentro da plataforma.
Todas essas funcionalidades facilitam o alinhamento do time e contribuem para o aumento de produtividade da empresa.
2 | Armazenamento na nuvem
Quando realizado apenas de maneira rudimentar, o compartilhamento de arquivos pode acabar se tornando um grande inimigo para a produtividade de uma empresa.
E é por isso que o armazenamento na nuvem se mostra uma excelente solução para otimizar o tempo e tornar mais simples compartilhamento de documentos digitais.
Através de ferramentas como Google Drive ou o Dropbox, é possível armazenar todos os arquivos online, tornando o acesso a eles mais simplificado.
Também é possível atribuir permissões para que cada colaborador tenha acesso apenas aos documentos que são convenientes às suas funções, permitindo não só a visualização, mas também a edição compartilhada dos arquivos.
3 | Evernote
Essa ferramenta também utiliza a tecnologia do armazenamento em nuvem para atuar como uma espécie de bloco de notas digital que pode ser acessado de diferentes dispositivos.
Através dele, é possível criar notas, agendar tarefas, anotar insights, compartilhar informações e salvar diversos tipos de arquivos.
O Evernote pode ser acessado tanto pelo computador quanto pelos smartphones, garantindo que seus colaboradores estejam sempre atentos aos próprios compromissos, evitando possíveis esquecimentos e, por consequência, ajudando a aumentar a produtividade da sua equipe.
4 | Skype
A comunicação é um dos pontos que mais influenciam na produtividade de uma empresa e, por esse motivo, é preciso tornar os métodos de interação cada vez mais práticos e eficientes.
Através do Skype, um dos programas mais conhecidos de comunicação via internet, é possível realizar conexões por meio de vídeos, ligações ou até mesmo mensagens de texto.
Suas funcionalidades descomplicam diversas tarefas que envolvem a comunicação entre colaboradores que não se encontram no mesmo ambiente (como em reuniões com outras filiais ou mesmo em negociações com clientes localizados em regiões distantes).
Além de tudo isso, o Skype conta com recursos como o compartilhamento de telas e de arquivos, facilitando também a comunicação interna entre os diferentes setores da empresa.
5 | Hashtrack
Por possuírem uma percepção abstrata sobre as horas gastas em cada tarefa, muitos gestores não conseguem identificar se o tempo dedicado para a execução dos projetos está sendo gasto de maneira eficiente.
Em razão disso, recomendamos que você utilize ferramentas como o HashTrack, que ajuda a monitorar o tempo gasto no andamento de todas as demandas da sua empresa.
Por meio do HashTrack, você pode cadastrar projetos, definir metas e consultar dados objetivos sobre a gestão do tempo de cada colaborador.
Com essas informações, você poderá desenvolver estratégias para reduzir o tempo gasto em determinados processos, tornando sua equipe cada vez mais ágil e motivada.
6 | Rescue time
Por incentivar a falta de foco, podemos afirmar que a procrastinação é uma das principais inimigas da produtividade.
Desenvolvido para combater a procrastinação e estimular a produtividade, o Rescue Time se mostra das ferramentas mais interessantes para te ajudar a enfrentar esse obstáculo.
Enquanto o gestor cadastra novos projetos e estabelece metas, a ferramenta identifica e registra todo o tempo que foi gasto visitando redes sociais, lendo e-mails ou acessando sites que atrapalham o desempenho das atividades.
Todos esses dados são apresentados em gráficos de fácil compreensão, permitindo que o gestor tenha uma visão ampla em relação a performance geral da sua equipe.
Além de tudo isso, o Rescue Time conta com uma funcionalidade que permite o bloqueio temporário de alguns sites que atrapalham a produtividade, ideal para auxiliar no desempenho dos colaboradores mais distraídos.
Conclusão
Para aumentar a produtividade da sua equipe, é preciso estar a par do desempenho de todas tarefas, identificando aspectos como o tempo gasto para executá-las e a eficiência na hora de realizar cada um dos procedimentos.
No momento atual, a tecnologia se mostra uma ótima aliada para simplificar diversos processos e apresentar informações claras sobre o rendimento da sua equipe, permitindo que você elabore estratégias para aumentar a produtividade da empresa.
Não deixe de experimentar as ferramentas que mais se aplicarem ao contexto do seu negócio e utilize todas as soluções apresentadas para buscar os melhores resultados.
